Cómo escribir un informe de reunión

¿Por qué escribir las actas de la reunión? 

Las reuniones ya consumen mucho tiempo en su agenda semanal. Así que, escribir las actas de las reuniones significa más trabajo y menos tiempo para gestionar sus proyectos y su equipo.

Por supuesto, las actas de la reunión requieren una mínima inversión de tiempo. Pero muy a menudo, permite evitar la pérdida de tiempo y estandarizar la información. 

informe de reunión
foto pixabay

Actas de las reuniones para asegurar la aplicación de las decisiones

Una reunión productiva es una reunión para discutir temas, tomar decisiones y planificar acciones. Sin un documento de referencia, el contenido de las discusiones se olvida después de unas semanas. 

Las actas de la reunión permiten así pasar de la fase de decisión a la fase de acción.  

Escribir un informe para informar

El informe de la reunión también tiene por objeto informar a todos los empleados directa o indirectamente afectados por las decisiones: los ausentes, el personal de operaciones y la dirección. 

Como documento de referencia para la difusión de información, también permite supervisar los proyectos, junto con la nota de alcance.  

Consulte las actas de la reunión en caso de desacuerdo

Los conflictos de intereses o los objetivos divergentes pueden a veces dar lugar a desacuerdos entre los empleados o los departamentos. En este caso, las actas de la reunión están ahí para recordar a las partes las decisiones adoptadas, quién es responsable de aplicarlas y en qué plazo.  

¿Cómo escribir un informe de la reunión? 

¿Qué contenido debería incluirse en el informe de una reunión?

No hay necesidad de ir a las 12 a las 2 de la tarde: las actas de la reunión son un documento bastante formateado que debe cumplir ciertos requisitos de contenido. En una palabra: no hay necesidad de intentar hacer una presentación original.

Si usted está a cargo de escribir las actas de una reunión, usted mencionará en ellas: 

  • La fecha.
  • La lista de participantes.
  • La lista de ausentes.
  • La agenda. 
  • Un registro de los puntos discutidos.
  • El registro de las decisiones.

A la lista de puntos discutidos, que corresponde a los temas del programa, se puede añadir una breve descripción, las decisiones tomadas, las acciones previstas, los plazos así como los colaboradores encargados de la ejecución.  

La forma de las actas de la reunión

Las actas de una reunión deben ser claras, concisas, estructuradas y legibles

Para ello, elija escribir en tiempo presente del código de área y en tercera persona del singular. 

Elija un formato de documento básico – tipo Word, que exportará como un PDF para que sea seguro y legible para todos. 

En cuanto a la carta gráfica, opte por una fuente clásica (Arial, Times o Helvetica), o recupere las máscaras de presentación de la empresa con el logotipo, las fuentes y los colores corporativos. Evite dar a su informe un aspecto de arco iris usando múltiples colores de fuentes. Para este tipo de documento, la legibilidad y la sobriedad son las palabras clave. 

Para facilitar el acceso a la información, la estructuración del documento es crucial. Dedique la 1ª página al orden del día y a la lista de participantes; la 2ª página al resumen. No olvide utilizar la paginación y las notas a pie de página para mencionar, entre otras cosas, la fecha en que se escribió el informe y su nombre como autor del mismo.  

¿Cuándo escribir las actas de una reunión? 

Si está a cargo de escribir el acta de la reunión, la escucha activa y la toma de notas durante la reunión son esenciales. Lo ideal es que la redacción se haga al final de la reunión, cuando aún se tengan ideas frescas sobre las discusiones generales. 

Las actas deben ser distribuidas dentro de los 2 o 3 días siguientes a la reunión. 

Igualmente existen algunos programas gratis que te pueden ayudar con las gestiones de informes de trabo en algunas apps en línea de Google Play o en App Store. También puedes encontrar algunos libros digitales de como redactar un informe de trabajo en amazonebayalibaba o mercadolibre .

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