Como preparar una reunión de trabajo exitosa

El secreto de una reunión exitosa: la preparación

Esencial para la gestión de los equipos, las reuniones pueden ser un verdadero dolor cuando no están suficientemente bien preparadas.

Contrariamente a lo que sucede cuando patinan y no logran sus objetivos, con demasiada frecuencia se les considera una pérdida de tiempo.

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 No hace falta decir que el "culpable", es decir, el instigador o facilitador de la reunión, es entonces visto muy negativamente. 

Una reunión exitosa, la que ahorra más tiempo del que pierde, se prepara con mucha anticipación. 

Como maestro de ceremonias, definirá los objetivos precisos de la reunión, que enviará a cada participante con unos días de antelación, junto con una lista de los temas a tratar y, si es posible, los documentos que se prepararán de antemano. Esto hará que sus interlocutores sean más reactivos. 

Piense en el contenido y la agenda de su reunión

El secreto de una reunión efectiva: buena preparación y una presentación original. Defina los diferentes temas a discutir y planifique el programa de acuerdo con la importancia de los mismos. 

Prepare un breve texto introductorio antes del día anterior al debate. Al resumir el contexto, el propósito y los temas de la reunión en este momento, se empezará a tener una idea de lo que se puede decir.

También es mejor anticipar cualquier punto de desacuerdo que deba ser resuelto. Esta es una buena manera de anticipar las intervenciones y, por lo tanto, de llevar a cabo los intercambios con más reparación y diplomacia. 

Practique cómo animar su reunión de trabajo. 

Como conclusión, no olvide recordar a su equipo los siguientes pasos después de esta reunión: otra reunión de trabajo para planear, acciones a tomar, informe a escribir, información esencial... 

También es una buena idea redactar un informe de la reunión, que recordará a todos sus posiciones y declaraciones, así como los diversos compromisos adquiridos, tanto individuales como colectivos. 

Reserva una sala de reuniones

Localice las diferentes salas de reuniones de su empresa y elija una que se adapte a su tipo de reunión: 

• el número de asientos para su equipo.
• Acceso a Internet.
• la presencia de equipos como un proyector de vídeo o un rotafolio... 

Asegúrate de que esté disponible y resérvalo con antelación para no tener malas sorpresas en el día. 

Notificar a los participantes enviando un correo electrónico

Cuando sepa más sobre el formato de su reunión de negocios, notifique a todos los participantes por correo electrónico y ofrézcase a bloquear el espacio en su agenda. Hazles saber: 

• la fecha y el lugar de la reunión; 
• hora de inicio y fin de la reunión; 
• un mapa de acceso si es necesario, si la reunión no tiene lugar en su empresa; 
• un documento de debate para facilitar los intercambios y ayudar a los participantes a preparar su intervención. 

Preparación de una reunión de negocios: limitarla en el tiempo

También establezca un límite de tiempo, idealmente menos de dos horas, para no cansar a los participantes, conseguir su completa atención y forzarlos a ser concisos. 

Recuérdeles esta limitación en su carta informativa y al comienzo de la sesión. También puede fijar su reunión en una pausa para el almuerzo y proporcionar bandejas de comida para los empleados presentes. 

Nuestro consejo: recuerda llegar a ½ una hora antes que los demás participantes para saber si todo está en su sitio (organización de la sala, logística, micrófono, conexión a Internet, proyector de vídeo). 

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