Cómo se hace una tarjeta informativa de trabajo : 5 ejemplos prácticos

Una tarjeta informativa de trabajo es un documento o herramienta utilizada en entornos laborales para proporcionar información esencial sobre una tarea, proyecto o actividad específica.

Estas tarjetas son generalmente breves y están diseñadas para comunicar de manera rápida y efectiva los detalles clave relacionados con una asignación de trabajo o un proceso particular. A continuación, te proporcionaré un ejemplo de cómo podría estructurarse una tarjeta informativa de trabajo.

Índice

Para qué sirve una tarjeta informativa de trabajo

Una tarjeta informativa de trabajo sirve para varios propósitos esenciales en el entorno laboral:

  1. Comunicación Clara y Concisa: Ayuda a comunicar de manera clara y concisa los detalles de una tarea o proyecto específico. Proporciona a los empleados la información necesaria para comprender sus responsabilidades y expectativas.
  2. Organización: Facilita la organización al establecer pasos claros y fechas límite para la realización de la tarea o proyecto, lo que ayuda a evitar la confusión y garantiza que todos estén en la misma página.
  3. Seguimiento y Supervisión: Permite un seguimiento más efectivo del progreso del trabajo. Los gerentes y supervisores pueden utilizar la tarjeta informativa para evaluar si la tarea se está realizando de acuerdo a lo planeado y tomar medidas correctivas si es necesario.
  4. Referencia Rápida: Proporciona a los empleados una referencia rápida para recordar los procedimientos y los recursos necesarios sin necesidad de buscar información en documentos más extensos o en múltiples fuentes.
  5. Reducción de Errores: Al proporcionar instrucciones claras y detalladas, ayuda a minimizar errores y malentendidos, lo que puede llevar a una mayor eficiencia y calidad en el trabajo.
  6. Gestión de Proyectos: En el contexto de proyectos más grandes, las tarjetas informativas de trabajo son útiles para dividir el trabajo en tareas más pequeñas y gestionables, lo que facilita la planificación y la ejecución del proyecto en su conjunto.
  7. Formación y Capacitación: Son herramientas útiles en la formación y capacitación de nuevos empleados, ya que les proporcionan una guía clara sobre cómo realizar tareas específicas.
  8. Transparencia: Fomenta la transparencia en el entorno de trabajo, ya que todos los miembros del equipo tienen acceso a la misma información y pueden entender cómo se está llevando a cabo una tarea o proyecto en particular.

Cuáles son las partes principales de tarjeta informativa de trabajo

Las partes principales de una tarjeta informativa de trabajo pueden variar según las necesidades específicas de la tarea o proyecto en cuestión, pero en general, una tarjeta informativa de trabajo suele incluir las siguientes secciones clave:

  1. Título: Un título claro y conciso que identifica la tarea o proyecto de manera única. Debe ser informativo y descriptivo.
  2. Fecha: Las fechas de inicio y finalización de la tarea o proyecto. Esto establece un marco temporal y ayuda a los implicados a entender cuándo se llevará a cabo la tarea.
  3. Responsable: El nombre o el título del empleado o equipo responsable de la tarea. Esto garantiza que se sepa quién debe supervisar y llevar a cabo la tarea.
  4. Descripción: Una breve descripción que proporciona una visión general de la tarea o proyecto. Esto incluye sus objetivos y metas específicas, así como cualquier contexto o antecedentes relevantes.
  5. Pasos o Procedimientos: Detalles paso a paso de cómo realizar la tarea. Esto incluye una lista de los pasos necesarios para completar la tarea, así como fechas límite o hitos importantes que se deben cumplir.
  6. Recursos Necesarios: Una lista de los recursos necesarios para llevar a cabo la tarea. Esto puede incluir herramientas, materiales, software, o recursos humanos específicos.
  7. Contacto de Soporte: Información de contacto para obtener ayuda o aclaraciones si es necesario. Esto puede incluir nombres de personas de contacto, direcciones de correo electrónico o números de teléfono.
  8. Notas Importantes: Cualquier información adicional que deba ser tenida en cuenta, como recomendaciones, precauciones específicas o detalles que no encajen en otras secciones.
  9. Referencias: Enlaces o fuentes de referencia relevantes si es aplicable. Esto puede incluir documentos relacionados, políticas de la empresa, o información adicional que pueda ser útil.

Estas secciones son las partes esenciales de una tarjeta informativa de trabajo y están diseñadas para proporcionar una visión completa y clara de la tarea o proyecto, así como las instrucciones necesarias para llevarla a cabo de manera exitosa.

¿Quién puede emitir una tarjeta informativa de trabajo?

Una tarjeta informativa de trabajo generalmente es emitida por un supervisor, gerente, líder de equipo o cualquier persona autorizada dentro de una organización para supervisar y asignar tareas. Quien emite la tarjeta informativa de trabajo suele ser alguien que tiene conocimiento y autoridad sobre la tarea o proyecto en cuestión y puede proporcionar orientación y dirección a los empleados o miembros del equipo responsables de la tarea.

En general, la persona o entidad que emite la tarjeta informativa de trabajo debe ser capaz de:

  1. Definir claramente la tarea o proyecto, incluyendo sus objetivos, metas y requisitos.
  2. Asignar un empleado o equipo responsable de la tarea.
  3. Proporcionar instrucciones y detalles sobre cómo llevar a cabo la tarea, incluyendo pasos, procedimientos y plazos.
  4. Identificar los recursos necesarios para la realización de la tarea.
  5. Establecer expectativas y criterios de éxito.
  6. Ofrecer apoyo y orientación adicionales, si es necesario.

La emisión de tarjetas informativas de trabajo es una práctica común en organizaciones para garantizar una comunicación efectiva, una distribución clara de responsabilidades y una ejecución exitosa de tareas y proyectos. Es fundamental que la persona que emite la tarjeta tenga un conocimiento sólido de la tarea y la capacidad para proporcionar dirección y seguimiento adecuados.

¿Cuáles son los tipos de tarjeta informativa de trabajo?

A continuación, te presento algunos tipos comunes de tarjetas informativas de trabajo, cada una diseñada para un propósito particular:

  1. Tarjeta Informativa de Tarea Individual: Esta tarjeta se utiliza para asignar tareas específicas a un empleado. Incluye detalles sobre la tarea, los pasos a seguir, los plazos, los recursos necesarios y el responsable de llevarla a cabo.
  2. Tarjeta Informativa de Proyecto: Ideal para proyectos más grandes, esta tarjeta proporciona una visión general del proyecto, los objetivos, las metas, el equipo asignado, los hitos, los recursos, y otras pautas clave para la ejecución exitosa del proyecto.
  3. Tarjeta Informativa de Reunión: Utilizada para proporcionar información sobre una reunión programada. Incluye la fecha, hora, lugar, agenda, participantes, y cualquier material necesario para la reunión, como informes o documentos de referencia.
  4. Tarjeta Informativa de Capacitación: Se emplea para informar a los empleados sobre sesiones de formación o capacitación. Contiene detalles sobre la capacitación, el contenido, el instructor, la ubicación y otros requisitos.
  5. Tarjeta Informativa de Política o Procedimiento: Estas tarjetas se utilizan para comunicar cambios en políticas o procedimientos internos. Incluyen detalles sobre la nueva política o procedimiento, la fecha de implementación y las razones para el cambio.
  6. Tarjeta Informativa de Seguridad: Utilizada para informar sobre medidas de seguridad específicas. Contiene información sobre riesgos, procedimientos de seguridad, equipo de protección necesario y acciones a seguir en caso de emergencia.
  7. Tarjeta Informativa de Producción o Manufactura: Utilizada en entornos de producción o manufactura para describir los procesos y los pasos necesarios para la fabricación de un producto. Puede incluir datos sobre los materiales, las máquinas y los controles de calidad.
  8. Tarjeta Informativa de Evento: Se utiliza para comunicar detalles sobre un evento planificado, como conferencias, ferias comerciales o actividades de la empresa. Contiene información sobre la fecha, la ubicación, la agenda y los participantes.
  9. Tarjeta Informativa de Cambio Organizacional: Se utiliza para informar a los empleados sobre cambios significativos en la organización, como reestructuraciones, fusiones o cambios de liderazgo. Contiene información sobre el cambio, las fechas clave y las implicaciones para los empleados.

Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de tarjetas informativas de trabajo que se utilizan comúnmente en diversas organizaciones. La estructura y el contenido de la tarjeta pueden variar según las necesidades y los objetivos específicos de cada tarea o proyecto.

¿Cuándo procede una tarjeta informativa de trabajo?

Una tarjeta informativa de trabajo procede en diversas situaciones dentro de un entorno laboral cuando se requiere proporcionar información clara y detallada sobre una tarea o proyecto. Aquí hay algunas situaciones comunes en las que procede el uso de una tarjeta informativa de trabajo:

  1. Asignación de Tareas: Cuando se debe asignar una tarea o conjunto de tareas específicas a un empleado o equipo. La tarjeta informa al empleado sobre qué hacer, cómo hacerlo y cuándo debe completarse.
  2. Nuevos Proyectos: Al iniciar un nuevo proyecto, una tarjeta informativa de trabajo puede proporcionar una visión general de los objetivos, recursos necesarios y plazos para el equipo.
  3. Reuniones: Antes de una reunión, se puede utilizar una tarjeta informativa de trabajo para comunicar la agenda, la fecha, la hora y otros detalles importantes a los participantes.
  4. Cambios en Políticas o Procedimientos: Cuando se producen cambios en las políticas o procedimientos de la organización, se puede utilizar una tarjeta informativa para informar a los empleados sobre las actualizaciones y las acciones requeridas.
  5. Capacitación y Formación: Antes de una sesión de capacitación o formación, se emite una tarjeta informativa que proporciona detalles sobre el contenido, el instructor y la ubicación.
  6. Seguridad: Para informar a los empleados sobre medidas de seguridad específicas, como en el caso de nuevas pautas de seguridad en el lugar de trabajo.
  7. Eventos Corporativos: Para proporcionar información sobre eventos organizados por la empresa, como conferencias, ferias comerciales, actividades de voluntariado, entre otros.
  8. Cambios Organizacionales: Para comunicar cambios significativos en la organización, como reestructuraciones, cambios de liderazgo o fusiones.
  9. Producción o Manufactura: En entornos de producción o manufactura, se utilizan tarjetas informativas para describir los procesos y pasos necesarios para fabricar un producto.

En resumen, las tarjetas informativas de trabajo proceden en cualquier situación en la que sea necesario proporcionar una guía clara y detallada para realizar una tarea o proyecto, comunicar información importante o mantener a los empleados informados sobre eventos, políticas o procedimientos relevantes.

5 Ejemplos prácticos de una tarjetas informativas de trabajo

aquí tienes cinco ejemplos prácticos de tarjetas informativas de trabajo:

  • Asignación de Tarea a un Empleado:Título: Preparación del Informe Mensual de Ventas
    • Fecha: Del 1 al 5 de cada mes
      • Responsable: Ana Martínez
      • Descripción: Ana Martínez es responsable de compilar y preparar el informe mensual de ventas para el equipo de ventas. Debe incluir datos de ventas por producto, análisis de tendencias y recomendaciones para el próximo mes.
        • Pasos o Procedimientos:
          • Recopilar datos de ventas de los miembros del equipo.Analizar los datos para identificar tendencias.Preparar el informe en formato PowerPoint.Enviar el informe por correo electrónico al equipo de ventas el 5 de cada mes.
          Recursos Necesarios: Acceso a los datos de ventas, software de presentación, correo electrónico.

  • Proyecto de Desarrollo de Producto:Título: Desarrollo del Producto XYZ
    • Fecha: Del 1 de octubre al 31 de diciembre
    • Responsable: Equipo de Desarrollo de Productos
      • Descripción: El equipo de desarrollo de productos tiene la responsabilidad de crear y lanzar el Producto XYZ. El objetivo es completar el desarrollo y estar listos para el lanzamiento a fin de año.
      • Pasos o Procedimientos:
        • Investigación de mercado.Diseño de prototipos.Pruebas de concepto.Desarrollo y producción.Lanzamiento al mercado.
        Recursos Necesarios: Equipo de diseño, recursos financieros, instalaciones de producción.

  • Reunión Semanal de Equipo:Título: Reunión Semanal de Equipo de VentasFecha: Todos los viernes a las 10:00 a. m.
    • Responsable: Juan Rodríguez
      • Descripción: Juan Rodríguez organiza y lidera la reunión semanal del equipo de ventas para revisar el rendimiento, compartir actualizaciones y establecer metas para la próxima semana.
      • Agenda:
        • Revisión de KPIs de ventas.
        • Discusión de estrategias de ventas.
        • Planificación de actividades de la próxima semana.

  • Cambio de Política de Teletrabajo:Título: Cambio en la Política de Teletrabajo
    • Fecha: A partir del 1 de enero de 2023
    • Responsable: Departamento de Recursos Humanos
      • Descripción: El departamento de Recursos Humanos comunica un cambio en la política de teletrabajo. A partir del 1 de enero de 2023, se requiere que todos los empleados teletrabajen al menos dos días a la semana.
      • Cambios Clave:
        • Obligación de teletrabajar dos días a la semana.
        • Criterios para elegir los días de teletrabajo.

  1. Entrenamiento en Seguridad en el Laboratorio:
    • Título: Entrenamiento en Seguridad en el Laboratorio
      • Fecha: 15 de noviembre de 2023
        • Responsable: Dr. Laura Pérez
        • Descripción: El Dr. Laura Pérez organiza una sesión de entrenamiento en seguridad en el laboratorio para todos los empleados del laboratorio. El objetivo es garantizar el cumplimiento de las prácticas de seguridad.
        • Agenda:
          • Introducción a las normas de seguridad del laboratorio.
          • Demostración de procedimientos de seguridad.
          • Práctica de extinción de incendios.

Estos son ejemplos prácticos de tarjetas informativas de trabajo que cubren una variedad de situaciones laborales, desde asignaciones individuales hasta proyectos más grandes, reuniones, cambios en políticas y capacitación en seguridad.

¿Cuánto mide una tarjeta informativa?

El tamaño de una tarjeta informativa puede variar según las necesidades y preferencias de la organización, pero generalmente se ajusta a tamaños estándar de papel o tarjeta. Los tamaños más comunes para una tarjeta informativa suelen ser:

  1. Tamaño A4: El tamaño estándar internacional para hojas de papel es el A4, que mide 21 cm x 29.7 cm (8.27 pulgadas x 11.69 pulgadas). Si se dobla por la mitad, crea un tamaño de tarjeta informativa más pequeña.
  2. Tamaño Carta: En los Estados Unidos, el tamaño de papel estándar es la "carta", que mide 8.5 pulgadas x 11 pulgadas (21.59 cm x 27.94 cm). Cuando se dobla a la mitad, se crea un tamaño de tarjeta informativa más pequeña.
  3. Tamaño Folio: En algunos países, como el Reino Unido, se utiliza el tamaño "folio", que mide 21 cm x 33 cm (8.27 pulgadas x 12.99 pulgadas). Cuando se dobla, también crea una tarjeta informativa más pequeña.
  4. Tamaño Personalizado: Las tarjetas informativas también se pueden diseñar en tamaños personalizados, dependiendo de las necesidades y preferencias de la organización. Esto permite adaptar el tamaño a propósitos específicos o a la cantidad de contenido que se debe incluir.

El tamaño de la tarjeta informativa suele ser elegido en función de la cantidad de información que se va a presentar y del diseño deseado.

Las tarjetas informativas más pequeñas, como las que se obtienen doblando una hoja de papel estándar, son prácticas para comunicar información breve y concisa, mientras que las tarjetas informativas más grandes pueden ser más apropiadas si se requiere espacio para contenido adicional.

¿Cómo hacer una tarjeta informativa en Word?

Crear una tarjeta informativa en Microsoft Word es bastante sencillo. Aquí tienes un paso a paso de cómo hacerlo:

  1. Abrir Microsoft Word: Inicia Microsoft Word en tu computadora. Asegúrate de que estás utilizando una versión actualizada del programa.
  2. Seleccionar el Tamaño del Documento:
    • Haz clic en "Archivo" en la parte superior izquierda.
    • Luego, selecciona "Nuevo" y "Documento en blanco."
  3. Configurar la Página:
    • Ve a la pestaña "Diseño de página" en la parte superior de la pantalla.
    • Haz clic en "Tamaño" y selecciona el tamaño de página deseado. Por lo general, se utilizan tamaños estándar, como A4 (21 cm x 29.7 cm) o Carta (8.5 pulgadas x 11 pulgadas).
    • Asegúrate de que la orientación de la página (horizontal o vertical) sea la adecuada para tu tarjeta informativa.
  4. Diseñar la Tarjeta:
    • Agrega un título en la parte superior de la página para identificar la tarjeta informativa.
    • Crea secciones con encabezados para cada parte de la tarjeta, como "Fecha," "Responsable," "Descripción," "Pasos," "Recursos," "Contacto de Soporte," "Notas," y "Referencias."
    • Completa cada sección con la información correspondiente. Puedes utilizar viñetas, numeración o viñetas para crear listas si es necesario.
  5. Dar Formato al Texto:
    • Utiliza las opciones de formato de texto de Word para dar estilo al contenido de tu tarjeta informativa. Puedes cambiar la fuente, el tamaño, el color y el formato del texto según tus preferencias.
  6. Incluir Elementos Gráficos (Opcional):
    • Puedes insertar imágenes, gráficos u otros elementos visuales en tu tarjeta informativa si es necesario. Para hacerlo, ve a la pestaña "Insertar" y selecciona "Imagen" o "Formas."
  7. Guardar el Documento:
    • Haz clic en "Archivo" y selecciona "Guardar" o "Guardar como" para guardar tu tarjeta informativa en tu computadora. Especifica el nombre del archivo y la ubicación en la que deseas guardarlo.
  8. Imprimir (Opcional):
    • Si deseas imprimir la tarjeta informativa, ve a la pestaña "Archivo" y selecciona "Imprimir." Asegúrate de configurar las opciones de impresión, como el tamaño del papel y la orientación, de acuerdo con tu diseño.

Una vez completados estos pasos, tendrás una tarjeta informativa lista para su uso. Puedes personalizar el diseño y la estructura según las necesidades específicas de tu organización o tarea. Microsoft Word ofrece una amplia gama de herramientas de formato y diseño para ayudarte a crear una tarjeta informativa profesional y efectiva.

Conclusión

Una tarjeta informativa de trabajo es una herramienta valiosa en el ámbito laboral que se utiliza para comunicar de manera efectiva detalles esenciales sobre tareas, proyectos, reuniones, políticas y otros aspectos relevantes en una organización.

Estas tarjetas son versátiles y pueden adaptarse a diversas situaciones, lo que las convierte en un medio eficaz para mantener a los empleados informados, asignar responsabilidades y garantizar una ejecución exitosa de proyectos y tareas.

La clave para crear una tarjeta informativa eficaz radica en proporcionar información clara y concisa, utilizar un formato adecuado y mantener un tono profesional en la comunicación. Estas tarjetas son un recurso valioso para promover la comunicación interna y la organización en cualquier empresa u organización.

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Fidel Vázquez

Mi formación en Informática y más de 30 años de experiencia en sistemas WEB, SEO, SEM, OSINT y Servicios de Inteligencia para la Extracción y Análisis de Datos, he dedicado mi carrera al mundo digital. Mi convicción inquebrantable es que la paciencia y la dedicación son la clave para alcanzar objetivos significativos en esta vida.

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